Gastos deducibles Autónomos | IGL Asesores

GASTOS DEDUCIBLES PARA LOS AUTONOMOS

Publicado el 16/08/2019


Aquí tienes una lista con los requisitos y gastos que puedes deducirte en tu actividad de autónomo o profesional.

Debemos tener en cuenta que algunas cosas te las podrás deducir cómo gasto (Renta, IPRF) y de otras desgravarte el IVA. Vamos a ver lo que por general, todos los autónomos y profesionales pueden deducirse y, por tanto, reducir sus gastos.

Contenidos

1º Requisitos para poder deducirnos

2º Gastos deducibles con Factura:

3º Gastos deducibles sin Factura:  

4º Gastos no deducibles.

Vamos al lio....

1. ¿Requisitos para poder deducirnos?

Los criterios que Hacienda establece para considerar que un pago realizado puede ser considerado como gasto deducible son:

  • Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada. El criterio a seguir es: es gasto todo aquello que es necesario para generar ingresos.
  • Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden valer recibos o factura simplificada siempre que aparezcan todos tus datos fiscalesVer nuestro artículo de Gastos sin Factura y su deducibilidad.
  • Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.

De estos tres criterios el más peculiar es el primero, ya que para determinadas partidas de gasto el autónomo deberá demostrar que corresponden a su actividad empresarial-profesional y no a su vida privada.

Ten en cuenta que todo gasto relacionado con tu actividad es deducible, aunque deberás justificarlo, por lo que conviene documentarlos y llevar el libro de gastos explicando el detalle de cada factura para que en el caso de tener una inspección puedas defenderte adecuadamente.(guardar correos si has quedado en ir a visitar a un cliente y poder justificar los gastos de viaje.

En cuanto al segundo requisito, es muy importante ya que si no tenemos las facturas o recibos con todos los datos fiscales Hacienda una futura inspección no te admitiría estos como Gastos.

En cuanto a los tickets o facturas simplificadas, no son deducibles al no permitir identificar quién ha realizado el gasto. Así que aunque sea un poco engorroso acostúmbrate a pedir factura en restaurantes, gasolineras, taxis o supermercados (si lo que adquieres guarda relación con el negocio, claro). IMPORTANTE: PEDIR FACTURAS CON TODOS LOS DATOS.

2. Gastos deducibles con Factura:

1. Consumos de la Explotación 

Compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina. El consumo del ejercicio se calcula de acuerdo a la siguiente fórmula: Consumos = existencias iniciales  + compras  - existencias finales.

2. Material de oficina y tarjetas de visita

Esto incluye todo el material que necesites para desarrollar tu negocio, ya sean libretas, bolígrafos, carpetas, clips…pide la factura y podrás desgravarte el IVA.

Tu business card. Una práctica que aún no se ha perdido, las tarjetas que das a tus potenciales clientes con tu contacto aunque ahora, además del teléfono, incluyen email y redes sociales. Puedes deducírtelas ya que es tu medio para conseguir contactos y hacer networking, totalmente justificado.

3. Gasolina

Dependiendo de tu actividad, podrás desgravarte la gasolina. Es algo que no tiene una normativa en sí, pero lo más recomendado es deducirte un 50% porque si la declaras al 100%, tendrás que demostrar que ese vehículo y su consumo lo utilizas exclusivamente para uso profesional y es difícil que sea así.

4. Dietas

Una reunión con un cliente a la hora de comer entra dentro de tus gastos. Evidentemente, según qué tipo de actividad tendrá más sentido que otra. Por ejemplo, si eres comercial dentro de tus actividades habituales entrarán las reuniones y comidas con clientes, por tanto, podrás deducirte las consumiciones de estas citas sin ninguna duda. Normalmente se pide un ticket, aunque también podrías solicitar una factura.

Articulo 35.4ª Ley Foral del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Serán deducibles, en la cuantía y con los requisitos que se establecen en la normativa del Impuesto sobre Sociedades, los gastos relacionados con la actividad económica desarrollada por el sujeto pasivo por relaciones públicas relativos a servicios de restauración, hostelería, viajes y desplazamientos, con el límite máximo para el conjunto de esos conceptos del 5 por 100 del volumen de ingresos del sujeto pasivo en el periodo impositivo, determinado por cada una de las actividades.

5. Ordenador

Todos los autónomos o empresas necesitamos un ordenador para desarrollar nuestra actividad. Como sería este caso, un ordenador.

6. Impresora, disco duro u otros periféricos

Si tienes un ordenador, seguramente necesites complementos informáticos como una impresora, lápices de memoria (USB), cables HDMI, discos duros, etcétera para sacarle el máximo rendimiento. Todos estos periféricos también pueden desgravarse, como siempre, no olvides pedir la factura.

7. Coche

A efectos del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen  a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes.

El resto de autónomos podrán deducirse estos gastos por el IRPF  en un 50% . Mismo porcentaje del 50% en el caso del IVA.

Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida, aunque está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas y del IVA soportado en las mismas.

8. Transporte

Pero puede ser que usemos otros transporte, como el autobús o el metro, entre otros. En este caso, deberás llevar tus tarjetas de transporte público a las oficinas de atención al cliente de cada transporte y pedir que te emitan una factura con las tarjetas que has usado ese trimestre.

9. Móvil para el trabajo

El aparato en sí, el teléfono que necesites comprarte para poder hablar con los clientes o proveedores y poder llamar o que te llamen cuando lo necesites.

10. La factura del móvil

En consonancia con el anterior, el consumo del teléfono que usas. Pide las facturas ¡y listos!

11. La factura de Internet

Lo más posible es que necesites acceso a Internet para desarrollar tu negocio, por eso también tendrás que pedir las facturas de este concepto para podértelas desgravar.

12. Dominio de tu página web, hosting y licencia de software

Si compras el dominio de una página web para difundir tu negocio on-line, también te lo puedes deducir.

13. Diseño página web

Dentro de esta categoría se incluye el servidor donde alojes tu blog o web, las imágenes que hayas tenido que comprar en stock y todo el contenido relacionado por el que hayas tenido que pagar.

14. Publicidad en Adwords, Twitter, Facebook,..

Aquí se incluye todo lo que sea publicidad online, es decir, las campañas online que realizarás para promocionar  tu empresa o negocio en la red. Estos también serán gastos deducibles como autónomo.

15. CRM, Programas de facturación, SaaS, softwares de márketing

Todas las herramientas de gestión, programación o consulta que estén relacionadas con tu actividad.

16. Servicios de gestoría o asesoría

Si tienes un gestor o asesor para ayudarte en contabilidad, también puedes deducirte  los cobros de sus facturas como un gasto relacionado con tu actividad.

17. Libros y revistas profesionales

Cualquier publicación a la que estés suscrito o compres para informarte acerca de la situación de tu sector; revistas de emprendedores, Revista Siglo XXI, El economista, etcétera.

18. Viaje de negocio, Viajes para formación, Ferias.

Cualquier viaje que tengas que hacer para conseguir clientes, citarte con inversores, acudir a congresos…pueden desgravarse y justificarse como gastos. Como en el resto de conceptos se incluyen única y exclusivamente lo que es 100% profesional.

19. Párking

Si tienes que dejar el coche aparcado en un párking mientras desarrollas tu negocio, también puede deducirse con un justificante o gastos relacionados como el pago de Parkimeter, la empresa de reservas y descuentos en las grandes ciudades.

20. Parte proporcional a la vivienda

Si desarrollas toda o parte de tu actividad en tu vivienda de alquiler o compra, también podrás deducirte la parte proporcional del espacio que utilizas para ella. Esto incluye la parte proporcional del pago del alquiler o hipoteca y los gastos de la comunidad. Para ello deberá figurar en el IAE el porcentaje de vivienda afecta a nuestra actividad.

21. Gastos del hogar

De la misma manera que puedes declarar tu vivienda como gasto, todos los gastos asociados también pueden deducirse como gasto, teniendo en cuenta que se tiene que informar solo de la parte destinada a nuestro trabajo-. La luz, el agua, la electricidad, el gas, Intenet… también se reconocen consecuencia de la actividad del autónomo. Para ello deberá figurar en el IAE el porcentaje de vivienda afecta. Ojo solo es deducible como gasto ya que el IVA no puede compensarle ya que para ello deberíamos tener facturas separadas por los suministros y gastos de nuestro hogar, en la proporción y con contadores individualizados para cada uno de ellos.

22. Asistencia a ferias, congresos, eventos del sector

Las entradas a ferias, congresos y demás eventos que puedan ser interesantes para tu negocio también pueden incluirse como gasto justificado y, por tanto, desgravar el IVA – si tenemos facturas- o declararlo como gasto, si tenemos ticket.

23.Formación

Si te estás formando para ser más competente en tu trabajo, también cuenta como una actividad relacionada con tu negocio. Guárdate la factura para desgravarte su IVA.

24. Vestuario profesional.

Los autónomos que necesiten algún tipo de vestuario específico para su trabajo como monos de protección, cascos, chalecos, etcétera, también podrán desgravar esta compra de los gastos.

25. Intereses de préstamos

Si has solicitado un préstamo, un crédito o una subvención, todos los intereses que te cobren son deducibles como gastos extra relacionado con tu trabajo. Necesitarás los justificantes de todos.

26. Donativos

Si decidimos hacer un donativo a alguna entidad nos podremos deducir hasta un máximo del 30% del gasto, siempre y cuando estas entidades sean consideradas como públicas,  Universidades, Ayuntamientos o la ONCE, por ejemplo.

27. Paypal

Si sueles comprar a través de Paypal, puedes deducirte las comisiones que te cobra la plataforma por hacer los pagos a través de ella, si quieres más detalles sobre la deducción de estas comisiones entra en este artículo.

28. Servicios de personal externo

Si tienes que contratar a personal externo como un abogado, un notario o algún otro profesional, también son gastos deducibles cada trimestre.

3. Gastos deducibles sin factura 

La normativa del IRPF referente a deducciones es más permisiva que la del IVA que obliga siempre al autónomo a presentar la factura reglamentaria. Existe una serie de gastos que no exigen factura para la deducción de los mismos en el IRPF. 

 1. Polizas de Seguros:

-Seguros de enfermedad:

35.5ª.Tendrán la consideración de gasto deducible para la determinación del rendimiento neto en estimación directa las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el sujeto pasivo en la parte correspondiente a su propia cobertura y a la de su cónyuge, así como a la de los descendientes por los que aquel tenga derecho a deducción por mínimo familiar. El gasto deducible máximo será de 500 euros por cada una de las personas señaladas anteriormente o de 1.500 euros por cada una de ellas con discapacidad.

Modalidades del seguro de Enfermedad

    1. Asistencia Sanitaria

Con esta modalidad de seguro, el asegurado recibe cobertura asistencial médico-quirúrgica dentro de un cuadro de profesionales y centros concertados con la compañía. 

Las coberturas principales consisten en prestaciones de servicios. No se permite el pago de indemnizaciones en metálico como alternativa a la prestación del servicio de asistencia sanitaria. El servicio asistencial básico se puede complementar con determinadas prestaciones de carácter económico, o con otras coberturas adicionales. 

Por ejemplo, una cobertura para accidentes personales, cobro de una renta temporal, conservación de las células madre del cordón umbilical, etc. 

    2. Reembolso de Gastos Médicos

Mediante esta modalidad de seguro el asegurado puede acudir a cualquier médico o centro hospitalario, en cualquier lugar del mundo, para recibir la atención médica que necesite. Él mismo abonará los gastos médicos ocasionados y, con posterioridad, enviará la factura y el informe médico a la aseguradora.

    3. Indemnización

El asegurado recibe una cantidad económica fijada en la póliza que se percibe en caso de ocurrir determinadas situaciones relacionadas con su estado de salud (hospitalización, baja laboral, etc.).

-Seguro de responsabilidad civil de la actividad

-Seguro del local donde ejercemos la actividad.

-El seguro del hogar, tanto si es de alquiler como si es de compra, también se contabiliza dentro de gastos a deducir en la misma proporción a la afectación de la misma.

2 Gastos del personal asalariado:

    -Salarios.

    -Cotizaciones a la TGSS.

    -Indemnizaciones por despido

    -Gastos de prevención laboral y vigilancia de la salud.

    -Seguros de Convenio.

    -Gastos de formación del Personal.

    -Ropa de trabajo del personal, Epis.

    -Dietas.

    -Premios, cestas de navidad.

    -Seguros de salud o de accidentes y indemnizaciones por rescisión de contrato.

3. Gastos del personal asalariado del cónyuge o los hijos menores de edad así como de los bienes cedidos por estos para la actividad.

Cuando resulte debidamente acreditado, existiendo el oportuno contrato laboral y la afiliación al régimen correspondiente de la Seguridad Social, que el cónyuge o los hijos menores de edad del sujeto pasivo que convivan con él, trabajan habitualmente y con continuidad en las actividades empresariales o profesionales desarrolladas por el mismo, se deducirán, para la determinación del rendimiento, las retribuciones estipuladas con cada uno de ellos, siempre que no sean superiores a las de mercado correspondientes a su cualificación profesional y trabajo desempeñado.

 Dichas cantidades se considerarán obtenidas por el cónyuge o los hijos menores en concepto de rendimientos de trabajo.

 3ª. Cuando el cónyuge o los hijos menores de edad del sujeto pasivo que convivan con él, cedan bienes o derechos que sirvan al objeto de la actividad de que se trate, se deducirá, para la determinación del rendimiento del titular de la actividad, la contraprestación estipulada, siempre que no exceda del valor de mercado y, a falta de aquélla, podrá deducirse este último. La contraprestación o el valor de mercado se considerará rendimiento del capital del cónyuge o los hijos menores. Lo dispuesto en esta regla no será de aplicación cuando se trate de bienes y derechos que sean comunes a ambos cónyuges.

4. La cuota de autónomo.

  • Ser autónomo y pagar la cuota es otro gasto, por tanto, también puedes incluirlo como gastos a deducir. Sin límites.
  • Mutualidades alternativas al régimen especial de la seguridad social.(Profesionales que no están dados de alta en autónomos)

Tendrán la consideración de gasto deducible las cantidades abonadas en concepto de primas o cotizaciones por virtud de contratos de seguro concertados con mutualidades de previsión social por profesionales no integrados en el régimen especial de la Seguridad Social de los trabajadores por cuenta propia o autónomos, cuando, a efectos de dar cumplimiento a la obligación prevista en la disposición adicional decimoquinta de la Ley 30/1995, de 8 de noviembre, de Ordenación y Supervisión de los Seguros Privados, actúen como alternativas al régimen especial de la Seguridad Social mencionado, en la parte que tenga por objeto la cobertura de contingencias atendidas por la Seguridad Social, con el límite anual de 4.500 euros.

5. Gastos Bancarios, mediante extracto.

Si has solicitado un préstamo, un crédito o una subvención, todos los intereses que te cobren son deducibles como gastos extra relacionado con tu trabajo. Necesitarás los justificantes de todos.

Comisiones bancarias, Cuotas de tarjeta.

6. El impuesto y tasas municipales.

    -El IBI o impuesto directo local que tenemos que pagar al comprar una vivienda es deducible dentro de nuestra actividad como autónomo, siempre y cuando, usemos nuestra casa como oficina, es decir, como lugar para desarrollar nuestro trabajo aunque sea de forma parcial.

    -El impuesto de circulación, es gasto en la misma proporción que el coche.

    -El IAE, la cuota mínima se considera pago a cuenta y se recupera vía renta y el coeficiente municipal se considera gasto.

7. Gastos de contratos mercantiles

El trabajador autónomo también tiene derecho a deducirse, además de los gastos anteriormente especificados, los derivados de los contratos privados y las escrituras públicas. Hablamos de traspasos de locales, fianzas de alquileres o escrituras de la constitución de una sociedad. El interesado tiene que presentar el correspondiente cargo bancario.

8. Gastos realizados en países extranjeros

Si durante el desarrollo de tu actividad como autónomo adquieres productos o servicios de otros países podrás deducirlos siguiendo el criterio de siempre, que estén vinculados a la actividad y debidamente justificados.

Más de una vez te encontrarás con gastos que no vienen recogidos en facturas como es el caso de los realizados en comercios online de fuera de nuestras fronteras. Para poder desgravarlos tendrás que aportar un recibo, el cargo bancario u otro comprobante del gasto.

4º Gastos fiscalmente no deducibles

Las siguientes partidas de gasto no tendrán la consideración de gastos deducibles:

  • Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
  • Donativos y liberalidades.
  • Pérdidas del juego.
  • Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
  • IVA soportado  que resulte deducible en la declaración del IVA.: